زمان ، عنصری گران بهاست

۱

۱

۱

۱

استفاده از وقت و مدیریت بر آن ، ازجمله مهارت های مدیران است که امروزه در جهان توجه مناسبی به آن مبذول شده است . مدیریت بر زمان نه تنها برای مدیران سازمان ها بلکه برای همه کسانی که به پربارسازی زندگی خود بها می دهند مهم و ضروری است . زمان ، عنصری گران بهاست که تلف شدن آن ، ضایعات جبران ناپذیری را به بار می آورد .

همزمان با افزایش مداوم وظایف شغلی ، افراد فشارهای روحی و روانی و استرس بیشتری را تجربه می کنند . استفاده از مدیریت زمان ، روش مقابله ای مؤثری برای روبرو شدن با استرس است . به این منظور بر آن شدیم که به بررسی ارتباط بین مهارت سازمانی مدیریت زمان و ابعاد شش گانه آن با استرس شغلی بپردازیم .

بین مهارت سازمانی مدیریت زمان و استرس شغلی با سابقه خدمت مدیران ، ارتباط معنی داری وجود داشت ولی با جنسیت ، ارتباط معنی داری وجود نداشت .

بین مهارت سازمانی مدیریت زمان و استرس شغلی در مدیران ، رابطه معنی دار و منفی وجود داشت

بین ابعاد هدف گذاری ، برنامه ریزی عملیاتی و تفویض اختیار مدیریت زمان با استرس شغلی رابطه معنی داری وجود داشت .

1- استفاده بهينه از زمان

2 – يادداشت برداري از كارها

3- برنامه‌ريزي

هر سازماني كه اين امكان در آن به وجود نيايد به ورشكستگي كشيده خواهد شد.

در كشورهاي در حال توسعه با نبود برنامه ريزي استراتژيك، زمان زيادي از دست مي‌رود حتي شايد كسي از دوران كودكي تا مرگ اهميت زمان را درك نكند و يا اگر هم بداند نتواند براي بهره‌گيري مناسب از زمان برنامه‌ريزي نمايد در نتيجه كارها به شكلي غلط انجام مي‌شوند و نتيجه مطلوبي نمي‌دهند و كل جامعه متضرر مي‌شود.

انسان براي نيل به اهداف شخصي و حرفه‌اي خود و براي استفاده بهينه از زمان بايد برنامه‌ريزي استراتژيك (راهبردي) و بلند مدت داشته باشد.

براي برنامه‌ريزي بايد كارهايي را كه قرار است انجام گيرد فهرست‌بندي نمود. براي فهرست بندي بايد نكات ذيل را مد نظر قرار داد:

1- فعاليتهايي كه نيازمند انرژي فراوان هستند، بايد به فعاليتهاي ريز‌تر تقسيم شوند.

2- براي هر يك از كارها، برآورد زمان مورد نياز صورت گيرد.

3- اگر برنامه‌ريزي خيلي بلند پروازانه بود نبايد شخص خود را چندان درگير آن نمايد.

4- بايد فقط براي 60 درصد از زمان در دسترس برنامه‌ريزي كرده و 40 درصد بقيه را براي فوريت‌ها و گسيختگي‌هايي كه پيش مي‌آيد تخصيص داد.

5- بايستي واقعيت‌ها را در برنامه‌ريزي لحاظ كرد تا برنامه‌ريزي واقع‌بينانه‌اي صورت پذيرد.

6- تا زماني كه كاري كامل نشده به كار ديگري پرداخته نشود.

در مرحله بعد بايد اولويت‌ها را فهرست‌بندي نموده و جدولي تهيه كرد و درجه اولويت‌ها و مدت زمان آنها را در آن نوشت.

در گام بعدي ساعت‌هايي از روز را كه فرد در آن بيشترين كارآيي دارد بايد مشخص و منحني كارآيي را در طول شبانه‌روز رسم نمود.

بايد ساعت‌هاي با كارآيي پائين را به امور غير مهم و ساعات داراي كارآيي بالا را به كارهاي مهم و تفكر خلاق اختصاص داد. بهترين زمان از نظر كارآيي بستگي به نحوه زندگي و تجربيات گذشته هر فرد دارد. اما تجربه و تحقيقات نشان داده است كه انسانها در فاصله زماني 9 تا 11 قبل از ظهر بيشترين كارآيي را دارند، پس از آن كارآيي پائين مي‌آيد و از ساعت 4 بعدازظهر دوباره افزايش مي‌يابد و از حدود 6 بعدازظهر تا صبح روز بعد كارآيي پائين است.

استفاده از وقت و مدیریت بر آن ، ازجمله مهارت های مدیران است که امروزه در جهان توجه مناسبی به آن مبذول شده است . مدیریت بر زمان نه تنها برای مدیران سازمان ها بلکه برای همه کسانی که به پربارسازی زندگی خود بها می دهند مهم و ضروری است . زمان ، عنصری گران بهاست که تلف شدن آن ، ضایعات جبران ناپذیری را به بار می آورد .

همزمان با افزایش مداوم وظایف شغلی ، افراد فشارهای روحی و روانی و استرس بیشتری را تجربه می کنند . استفاده از مدیریت زمان ، روش مقابله ای مؤثری برای روبرو شدن با استرس است . به این منظور بر آن شدیم که به بررسی ارتباط بین مهارت سازمانی مدیریت زمان و ابعاد شش گانه آن با استرس شغلی بپردازیم .

بین مهارت سازمانی مدیریت زمان و استرس شغلی با سابقه خدمت مدیران ، ارتباط معنی داری وجود داشت ولی با جنسیت ، ارتباط معنی داری وجود نداشت .

بین مهارت سازمانی مدیریت زمان و استرس شغلی در مدیران ، رابطه معنی دار و منفی وجود داشت

بین ابعاد هدف گذاری ، برنامه ریزی عملیاتی و تفویض اختیار مدیریت زمان با استرس شغلی رابطه معنی داری وجود داشت .

يك مدير بايد افرادي را كه در حيطة كاري او قرار مي‌گيرند به داشتن برنامه و توجه به موعد مقرر تشويق نمايد. گذشته از اين خود مدير هم بايد موعد مقرر را كه واحدهاي ديگر براي كاري در نظر مي‌گيرند رعايت كند. براي اين كه كاري در موعد مقرر انجام گيرد، بايد هر شخص در خود «فشار موقت» ايجاد كند. اين باعث مي شود كه فرد بر اساس تعهدات اخلاقي كارها را در موعد مقرر
انجام دهد.

براي تعيين موعد سه فن وجود دارد:

1- برآورد زمان انجام كار.

2- واقع‌گرايي.

3- پاداش دادن براي انجام كار بر اساس تعهدات ايجاد شده.

در سازمانها لازم است مديران براي بهبود فعاليتها و بهره‌بردن مناسب از زمان، پرسنل را مورد تشويق قرار بدهند زيرا در اين صورت است كه مي‌توان از زمان در جهت تحقق اهداف سازمان بهره مطلوب و بايسته‌اي برد.

مديران همچنين مي‌توانند با بررسي علمي رويه‌هاي موجود در سازمان و با استفاده از تجربيات موفق در سازمانهاي ديگر و بهره‌گيري از روشهاي علمي و فنون جديد با اصلاح رويه‌ها در كاهش زمانهاي از دست رفته نقش بسيار مهمي ايفا نمايند.

از شيوه‌هاي نوين بهره‌گيري مطلوب از توان افراد و در نتيجه استفاده بهينه از زمان مي‌توان به توفان مغزي و مشاركت در تمام امور اشاره كرد زيرا با استفاده از اين روشها در كمترين زمان مي‌توان بهترين نتايج را گرفت و گرنه بدون برنامه‌ريزي، كنترل و هدايت نمي توان از زمان به نحو مناسبي بهره مند گرديد.

زمان گوهر گرانبهاي بي‌بديلي است كه پاس داشتن آن، بهره‌گيري مناسب و مطلوب از آن مي‌باشد. لذا بايد بهره‌وري بهينه از زمان را در برنامه‌هاي آموزشي رسمي و غيررسمي گنجاند و آموزش بهره‌گيري مناسب از زمان را از كودكي شروع كرد چرا كه در صورت آموزش مستمر، هركاري به عادت تبديل گرديده و به يك فرهنگ تبديل مي‌شود. همان روشي كه كشورهاي صنعتي و توسعه يافته به كار گرفته‌اند و از ثمرات آن را به نحو مطلوب بهره‌برده‌اند. متأسفانه بهره‌گيري مناسب از زمان در كشورهاي در حال توسعه و از جمله كشور ايران به خوبي مورد توجه قرار نگرفته است. مديريت زمان ضرورتي اجتناب‌پذير است و مي‌بايستي به صورت فرهنگ عمومي درآيد.

تاريخچه آشنايي انسان با زمان به سالهاي سال پيش بر مي‌گردد، موقعي كه انسان در غار زندگي مي‌كرد و بدون توجه به وقت بر حسب نيازهايش بيرون مي‌رفت و يا در غار سكني مي‌كرد. اما وي فقط با مفاهيم ساده‌اي از زمان مانند طلوع و غروب خورشيد و ... آشنا بود. با گذشت ايام و تقسيم كار و تشكيل طبقات اجتماعي، مفهوم زمان بيش از پيش مطرح گرديد. چرا كه كارها مي‌بايستي در زمان مشخص و بر حسب شرايط خاصي انجام مي‌شد، بعد از شكل‌گيري طبقات و تقسيم‌كارها، كسي كه مي‌توانست كارش را در وقت كمتر و با كيفيت مطلوب‌تر انجام دهد بر ديگري پيشي مي‌گرفت.

پس از رشد صنعت و ايجاد تكنولوژي‌هاي مختلف، زمان نقش مهم و ويژه‌اي پيدا كرد چون كه يك كالا بر حسب نياز توليد مي‌شد و برآورد قيمت آن تحت تأثير زمان مصرف شده در توليد آن قرار مي‌گرفت. همچنين قيمت هر كالا در زمانهاي مختلف و با توجه به شرايط و مقتضيات مختلف از جمله عرضه و تقاضا تغيير مي‌يافت. اين مهم در كشورهاي پيشرفته كه داراي صنايع مختلف توسعه يابنده بودند به شكل بارزتري مطرح گرديد.

نمونه بارز اين كشورها آلمان، ژاپن و كره هستند كه بعد از جنگ جهاني دوم، شاغلان در آن كشورها به صورت سه شيفت به كار و تلاش مشغول شدند زيرا مي‌خواستند اقتصادي پويا را ايجاد نمايند. در اين كشورها شبانه‌روز به سه بخش تقسيم گرديد. 8 ساعت كار، 8 ساعت تفريح و 8 ساعت خواب. البته گاهي يكي بر ديگري پيشي و يا بيشي مي‌گرفت و در صورت نياز، مدت زمان كار به 12 ساعت و يا بيشتر افزايش مي‌يافت.

اما در كشورهاي در حال توسعه، موضوع رنگ و بوي ديگري به خود گرفت و در اين كشورها معني و مفهوم زمان به فراموشي سپرده شد و هيچ كنترلي بر زمان صورت نگرفت و انسانها بدون برنامه‌ريزي جهت انجام بهتر كارها، زمان را به حال خود واگذار نمودند.

متأسفانه در كشور ما نيز بهره‌گيري از زمان وضعيت بهتري پيدا نكرد و اتلاف زمان در زندگي خصوصي افراد تا مراكز و سازمانها و صنايع به وفور تداوم يافت. به طوري كه عليرغم بهبود شرايط زندگي هنوز فرهنگ استفاده صحيح از زمان در كشور ما نهادينه نشده است و ميليونها ساعت زمان ايرانيان در هر شبانه‌روز بيهوده مصرف مي‌شود.

به عنوان يك راهكار مناسب براي كاهش اتلاف زمان، مديريت آن گريز ناپذير است.